전북특별자치도교육청
행정과

기록물관리 안내

기록관이란?

기록관은 공공기관의 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 대통령이 정하는 공공기관에 설치되는 기록관리 업무수행 부서이다. 이를 위해 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추도록 하고 있으며 기록관 및 특수기록관으로 구분된다.
(「공공기록물 관리에 관한 법률」제3조 제4호)

기록정보센터로서의 기능 수행을 위해 기록물관리 부서에 설치함을 원칙으로 하며, 공무수행 관련 각종 기록물을 관리하고 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.

또한, 해당기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여 기록의 지적·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을 구축하고 기록물의 보존기간 책정 지원, 보존가치의 평가, 관할 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원, 소속기관의 일반 기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

기록물 관리란?

기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
(「공공기록물 관리에 관한 법률」제3조 3호)

기록을 적법·적절하게 생산 및 관리하여 효율적으로 사용하고, 불필요한 기록을 폐기하고, 증거적 가치나 영구보존가치가 있는 기록을 보존하여 쉽게 검색 및 활용할 수 있게 하는 일련의 과정으로 조직의 모든 처리과에서 개인에게 분장된 업무를 수행하는 사람이라면 누구나 기록의 생산·등록과 분류·편철, 보관·활용과 같은 일반적인 기록관리를 수행하게 된다.

기록은 설명책임성과 증거성을 갖추어야 의미를 가지므로 정보화시대의 기록관리는 설명책임성과 증거성을 확보함에 있어, 훨씬 복잡하고 전문적인 업무이기 때문에 단순한 문서보관을 기록관리라고 할 수는 없다.

기록물관리는 다음과 같음 흐름으로 진행된다.

크게보기

• 기관(기록 생산 및 중간관리)
  • 처리과(생산)
    • 전자문서 시스템
    • 기록의 생산기안, 결제, 유통, 등록, 분류, 편철, 공개여부 결정, 생산현황보고, 이관
    • 2년내 이관
  • 기록관(중간보존)
    • 기록관리 시스템
    • 생산현황 접수/보고, 기록물 수집/이관, 기록관리 기준표 관리, 기록물 스캔, 서고관리, 공개 재분류/활용
    • 8년내 이관
• 영구 기록물 관리기관
  • 영구 보존 기관
    • 기록관리 시스템
    • 기록관 기록물 수진, 민간/해외기록 수집, 지록물 영구 보존, 기록물 기술, 보존매체 수록, 공개 재분류/활용, 기록관리 기준 관리

1단계 : 처리과

• 처리과에서는 효율적으로 기록을 생산하고 이용하기 위한 목적으로 기록을 관리하며, 현행업무를 수행하는 중에 기록을 관리하는 것을 현행기록관이라고 한다.
• 현행기록관리에서 중요한 것은 법률과 규정에서 요구되는 기록을 반드시 생산하여야 한다는 것과 꼭 필요한 기록을 경제적·효율적으로 생산해야 한다는 것이다.
• 현행 업무 중에 생산된 기록물을 효율적으로 이용하기 위해서는 기록물을 적절하게 분류 및 편철하여야 하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다.

2단계 : 기록관

• 기록관은 기록물의 보존·관리 및 활동 등 기록물 관리 업무의 전담기구로서 해당 공공기관 기록물의 수집, 보존 및 활용하고, 전문관리기관으로의 기록물 이관 및 전문관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담, 해당 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수 등 기록물 관리업무를 전담한다.
• 기록정보센터로서의 기능 수행기관으로서 공무수행관련 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게 검색·활용하도록 함으로써 전자정부의 구현 및 행정의 경쟁력 강화에 기여하는 역할을 담당한다.
• 기록관에서는 해당 기관의 기록관리 정책 및 업무절차를 수립하여야 하고, 기록의 지적·물리적 통제 및 기록물의 물리적 보호환경을구축하여 기록물 관리에 최선을 다하며, 기록물의 보존기간정책 지원, 보존가치의 잠정적 평가, 기관의 일반기록관리교육과 같은 핵심적인 업무를 수행한다.

3단계 : 영구기록물관리기관(국가기록원)

영구기록물관리기관인 국가기록원은 책임행정과 투명한 정부정책을 실현하기 위해

• 기록물의 생산과 관리에 관한 기본 정책을 결정하고 제도를 확립한다.
• 증빙기록물과 역사기록물을 항구적으로 보존한다.
• 보존 영구기록을 정리하여, 목록을 작성하고 열람 활용할 수 있게 준비하여 국민에게 필요한 정보를 제공한다.
• 기록관리 기술 및 기법을 연구하고 표준화하여 이를 보급한다.
• 일선 조직이나 기관에서 영구적으로 보존할 기록을 수집하거나 이관 받아 정리하여 보존한다.
• 공공기관의 업무수행과 관련하여 생산되고 국가적으로 보존할 가치가 높은 민간보유 기록물을 국가기록물로지정·관리하여 민간보유중요기록물의 훼손·멸실 방지와 공적 가치가 있는 기록물을 보존한다.